Como administrador de comunidad, ya sean comunidades cerradas como grupos de Facebook o Linkedin, como perfiles sociales en Twitter o Instagram, te encontrarás con comentarios negativos, reclamos, críticas e incluso insultos (no necesariamente hacia ti o tu marca, sino también entre miembros de la comunidad). Este es uno de los aspectos más difíciles de la gestión de comunidades.
¿Cómo manejar exitosamente este tipo de comentarios?
- No lo tomes personal
Si se trata de un perfil público de tu marca, recuerda que la mayoría de la gente no sabe quién es la persona real detrás de la publicación, la retroalimentación negativa se dirige a tu página o canal, y hay que tener en cuenta que puede haber un problema legítimo detrás de ese comentario.
Sugerencia : muestre la retroalimentación negativa a un colega o alguien de su confianza – un problema que se reduce a la mitad es un problema compartido después de todo, y usted puede obtener algunos buenos comentarios de la otra persona en su reacción al comentario o mensaje.
- Crea pautas para regular comentarios
Crea y publica las reglas de tu comunidad. Si usted tiene un conjunto de directrices, ya sea en una página de Facebook o en un grupo, donde se aclaran las normas para la publicación de mensajes o comentarios, será más fácil identificar una falta y responder a ella. Te recomendamos publicar las directrices en tu sitio web y mantener una copia del enlace a mano.Si tienes un grupo cerrado en Facebook, crea una publicación destacada con las reglas de la comunidad, para que sea visible a todos los miembros que ingresan al grupo (será la primera publicación que ellos vean).
Sugerencia: Dirige a las personas a un enlace en tu sitio web o a una publicación fijada donde puedan leer las directrices de tu comunidad.
- Crea una política de regulación de comentarios
En este punto, y luego de dejar clara las reglas, es necesario definir:- Cómo responder a cada tipo de comentario: Si el reclamo es por un producto o servicio, mantén a mano las políticas de cambio y procedimientos de atención al cliente.
– Cuándo eliminar el comentario: A veces, los comentarios negativos no son un aporte para la comunidad, sobre todo cuando se trata de descalificar a la empresa y se utiliza un lenguaje grosero. En estos casos, lo mejor es tratar el problema (si es que hay un problema real y concreto) con el individuo a través de correo electrónico o mensaje interno.
– Cuándo eliminar al miembro: En la gestión de redes sociales, principalmente en perfiles públicos de tu empresa, probablemente te encontrarás con fervientes detractores de tu marca, que buscan oportunidad de desafiarte en cada actividad que realices o publiques en redes sociales. Esto solo genera que se debilite tu imagen y prestigio, y no significa ningún aporte a tu comunidad. En estos casos, lo mejor es eliminar y/o bloquear al miembro en cuestión.
También en comunidades cerradas puede haber miembros que generen conflictos y discusiones de forma recurrente, y es necesario eliminarlos del grupo cuando no realizan mayores aportes a la comunidad.
- Responde rápido y educadamente
Dejar un comentario sin responder por demasiado tiempo, genera una mala percepción de tu empresa. En redes sociales, la gente espera respuestas inmediatas.
Además, no olvides responder de forma adecuada, formal y educada, pero firme a la vez. Debes ser claro al dar explicaciones. Responder de forma amenazante solo empeora la situación y reafirma el rol «antagonista» que juega la marca al tratar con clientes difíciles.Te recomendamos seguir estos pasos para tratar con comentarios negativos, pero razonables:
A) Agradecer a la persona por su opinión.
B) Pedir disculpas por las molestias, por ejemplo «Lamentamos que esté teniendo problemas con nuestro producto o servicio» .
C) Animarlos a que envíen un mensaje privado o correo electrónico.
Administrar una comunidad es todo un desafío, requiere tiempo, paciencia y planificación para llevarlo con éxito y generar verdaderos beneficios para tu empresa. Si crees que no cuentas con el tiempo o las herramientas necesarias para lograrlo, nosotros lo hacemos por ti: Servicio de creación y administración de comunidades digitales.
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